Bekerja sebagai penerjemah memerlukan kemampuan untuk menerjemahkan. Kemampuan itu meliputi kemampuan bahasa asing dan bahasa ibu. Seperti halnya pekerja profesional lain, penerjemah juga cenderung fokus untuk mengasah keterampilan teknisnya. Padahal, umumnya penerjemah bekerja secara mandiri yang artinya tidak memiliki staf atau anak buah.
Penerjemah adalah seorang wirausahawan juga. Oleh karena itu, penerjemah juga perlu mengerjakan hal-hal yang bersifat administratif agar usahanya dapat berkembang dan berjalan dengan lancar. Dalam tulisan ini, saya mencoba untuk membahas mengenai beberapa pekerjaan administratif yang perlu dilakukan oleh penerjemah.
Membuat Faktur (Invoicing)
Di antara banyak pekerjaan administratif, saya inilah pekerjaan yang paling penting. Dengan menerbitkan faktur, berarti akan ada pemasukan. Faktur biasanya diterbitkan setelah pekerjaan selesai. Sangat jarang ada klien yang mau menggunakan sistem uang muka, apalagi jika klien adalah agensi penerjemahan.
Setiap klien memiliki tenggat pembayaran yang berbeda. Mulai dari yang satu minggu setelah menerima faktur hingga 60 hari setelah tanggal terakhir dari bulan terbitnya faktur. Oleh karena itu, penting juga untuk membuat jadwal uang masuk agar mengetahui berapa pendapatan yang akan diterima setiap bulannya. Dengan begitu, diharapkan penerjemah dapat mengontrol keuangannya dengan baik.
Melayani Pelanggan
Penerjemah hanya dapat bekerja jika memiliki klien. Oleh karena itu, melayani pelanggan adalah pekerjaan yang tidak boleh diabaikan. Jarang sekali ada pelanggan baru yang langsung memberikan pekerjaan. Umumnya mereka akan memulai dengan bertanya mengenai jasa yang diberikan, biaya, dan durasi pekerjaan. Jika cocok, barulah mereka akan memberikan pekerjaan.
Selain hasil pekerjaan, respons yang baik terhadap pelanggan juga menjadi salah satu faktor kepuasan pelanggan. Usahakan untuk menjawab pertanyaan pelanggan sejelas mungkin. Tidak jarang pelanggan memiliki permintaan khusus yang di luar lingkup pekerjaan penerjemah seperti merapikan tata letak dokumen. Sampaikan jika terdapat biaya tambahan untuk hal tersebut atau berikan alasan yang jelas jika hendak menolak permintaan khusus tersebut.
Membuat Jadwal
Berbeda dengan juru bahasa yang terikat oleh tempat dan waktu, penerjemah dapat menerima pekerjaan sebanyak apa pun. Hal yang harus diperhatikan tentunya tenggat penyerahan hasil terjemahan.
Agar tidak lupa, sebaiknya mencatat tenggat masing-masing di kalender. Saya biasa mencatat jadwal secara manual dan digital. Jadwal manual saya catat dengan menempelkan post it yang berisi nama proyek dan tenggat di kalender dinding. Sedangkan jadwal digital saya buat di aplikasi kalender yang berada di komputer dan disinkronisasikan dengan semua perangkat yang saya miliki seperti ponsel dan tablet.
Menulis Materi Blog dan Media Sosial
Pekerjaan ini mungkin sifatnya opsional. Namun, seperti yang telah ditulis di awal, penerjemah adalah wirausahawan juga. Membuat blog dan media sosial dapat menjadi sarana promosi untuk mendapatkan klien baru. Blog dan media sosial yang sudah dibuat tentunya tidak boleh dibiarkan kosong agar dapat terus eksis di dunia maya.
Pekerjaan ini cukup menyita waktu karena harus memikirkan ide mengenai materi yang akan dibuat. Di sisi lain, menulis materi blog dan media sosial dapat meningkatkan kemampuan untuk mengetik cepat, merangkai kalimat, dan berpikir logis yang pada akhirnya turut mendukung kemampuan untuk menerjemah.
Itulah beberapa pekerjaan administratif yang perlu dilakukan oleh penerjemah. Di perusahaan, bagian yang mengurusi administrasi bertugas untuk menopang kegiatan utama perusahaan. Pekerjaan-pekerjaan yang disebutkan di atas juga pada prinsipnya menopang pekerjaan sebagai penerjemah agar usahanya terus berkembang. Bedanya, penerjemah melakukan semua pekerjaan administratif tersebut sendirian, kecuali mau merekrut staf khusus.
Semoga tulisan ini bermanfaat ^^
Japanese-Indonesian Language Solutions 